Harvard Tıp Okulu (HMS), 4.300 varlığını yönetmek için RFID çözümünün piyasaya sürülmesinden bu yana, kolejin varlık envanter süresinin %75 oranında azaldığını ve aynı zamanda yüksek değerli varlıkların konumuna ilişkin daha fazla görünürlüğe sahip olduğunu bildirdi. ve devlet denetimleri sırasında kolayca bulunabilmelerini sağlar.

Bu RFID çözümleri seti RadiantRFID tarafından sağlanır ve şunlardan oluşur: pasif UHF RFID etiketleri varlıklara yapıştırılmış, Technology Solutions (UK) Ltd.'den 1128 el tipi okuyucu ve verileri depolamak ve yönetmek için Radiant Web uygulamaları. RFID tabanlı varlık yönetimi bilgileri Harvard Medical School'un Oracle Sabit Varlıklar (OFA) sistemine yüklenecektir.

Harvard Tıp Okulu, sunucular, inkübatörler, tıbbi dondurucular, santrifüjler, DNA araştırmaları için mikroskoplar ve termal döngüleyiciler dahil olmak üzere 15.000 sabit varlığında yaklaşık 4.300 yüksek değerli varlığa sahiptir. Okulun stratejik satın alma müdürü Jeff DiCiaccio, başarılı konuşlandırmayı tanıttı.

Harvard Tıp Fakültesi

Bu varlıkların neredeyse yarısı, devlet tarafından finanse edilen hibeler ve sözleşmeler dahil olmak üzere dış fonlarla satın alındı ​​ve bu varlıkların kusursuz olmasını sağlamaktan okul sorumludur. Bunu sağlamak için Harvard Tıp Okulu yılda bir kez Price Waterhouse'a bir denetim raporu gönderir ve dahili bir varlık envanteri yürütür. Di Qiaggio, "Araştırma için kullandığımız ve satın aldığımız varlıklara iyi bakmalıyız" dedi.

Harvard Medical School, RFID'yi dağıtmadan önce varlık envanterini gerçekleştirmek için el emeği kullandı. Genellikle, her varlık Oracle Asset Workbench platformuna girilir ve basılı bir barkod etiketi atanır. Sabit kıymet finansal analistleri ve Di Qiaggio eşliğinde, Araştırma Operasyon Yöneticileri (ROM) bir Microsoft Excel elektronik tablosu taşıdı ve varlıkları bulmak için her departman veya laboratuvarda yürüdü. Her bölüm veya laboratuvarın benzersiz bir seri numarası vardır.

Barkod tarayıcı olmadığı için verileri doğrulamak, hesap tablosunda verilen odadaki bilgilerle karşılaştırmak ve notlar yazmak veya farklılıkları kaydetmek için gözlerini kullanırlar.

Hesap tablosunda listelenmeyen herhangi bir varlık etiketiyle karşılaşırlarsa, bu varlıkların hangi departmana ait olduğunu belirlemek için bilgisayardaki OFA sisteminde aramaları gerekir. Ardından, varlık envanterinin sonucunu manuel olarak girin ve OFA'ya yükleyin. Bu sadece çok zaman alan bir süreç olmakla kalmaz, aynı zamanda bu yüksek değerli varlıklara da zarar verebilir. Örneğin, Harvard Tıp Okulu Nörobiyoloji Bölümü, 16 sayfalık bir elektronik tabloda 800'den fazla varlığı listeledi.

Di Qiaggio, departman varlık yöneticileriyle varlık toplantıları yapacak, varlık araştırma ekibine laboratuvarda eşlik edecek ve varlık envanterinde onlara yardımcı olacaktır. Bu işlem 50 varlığı bulmak için ortalama iki saat sürer. Di Qiaggio, "Bu tür manuel süreçler verimsiz ve sürdürülemez çünkü okulun varlıkları her yıl yaklaşık 1.000 öğe artıyor. Bunu göz önünde bulundurarak, alternatifler bulmak için harekete geçmeliyiz."

Bu nedenle Harvard Medical School, 2017 yazında otomasyon çözümleri için iki aylık bir teklif verdi, ardından teklifleri değerlendirdi ve sözleşmeyi vermeden önce ikinci bir teklif verdi. Radiant'ın çözümünü seçtikten sonra kolej, teste gönüllü olarak katılan iki fakültede saha denemelerine başladı: Hücre Biyolojisi ve Harvard Terapötik Bilim Projesi. Tıp fakültesi, okuyucuların bitişik odalar tarafından yakalanmadıklarından emin olmak için çapraz okumanın zorluklarını aşmaktadır.

Bu çözüm daha sonra Temmuz 2018'de piyasaya sürüldü ve ardından Harvard Medical School'un mevcut varlıkları ve yeni alınan varlıkları RFID etiketleriyle yeniden etiketlemesi 18 ay sürdü. Bu önceden sipariş edilen etiketler, belirli varlıklarla ilişkilendirilecek ve her bir etiket ve ilgili varlıkları da belirli bir odaya bağlanacaktır. Radiant'ın bulut tabanlı Virtual Asset Tracker (KDV) çözümü, VAT2Go adlı bir mobil uygulama ile birlikte gelir.

Çalışanlar saymaya başladığında iPhone'da çalışan VAT2Go'yu kullanacak, girdiği binaya ve odaya girecek, barkodu okutacak ve RFID etiketini okuyacaktır. Etiketler okunduktan sonra, tüm varlıkların doğru konumlarda olduğunu ve ayrıca odadaki eksik ve fazla varlıkların olduğunu doğrulamak için sonuçları uygulamada görüntüleyebilirler. Bu sonuçlar çevrimiçi VAT2Go uygulamasıyla senkronize edilir ve kullanıcılar bunları indirebilir, raporlar oluşturabilir ve OFA'ya yükleyebilir (OFA hala Harvard Tıp Okulu'nun sabit kıymet kayıt sistemidir).

Di Qiaggio şunları söyledi: "Bu web uygulaması, varlıkları başka bir konuma yeniden tahsis etmek gibi, yükleyerek veya manuel olarak bireysel veya büyük ölçekli değişiklikler yapmamızı sağlıyor." Harvard Tıp Okulu da kullanabilir RFID çözümleri OFA'nın KDV sistemindeki bazı varlıkları hurdaya çıkarmak ve bunları KDV sisteminden çıkarmak. RFID yönetiminin faydaları arasında daha doğru ve verimli varlık envanteri yer alır; bu, ROM ve varlık yöneticilerinin kendileriyle bir envanter yürütürken varlık araştırmalarını kesintiye uğratmaları gerekmediği anlamına gelir. Gerçek varlık envanter süreci de manuelden daha az yıkıcıdır.

Bu teknolojinin yaygınlaştırılması da bazı bükülmeler ve dönüşlerle karşılaştı ve finansman, proje sürecini yavaşlatmak için önemli bir zorluktur. Bazı üyeler projeden ayrılarak başka işlere geçtiler ve COVID-19 salgını okulun Mart 2020'de kapanmasına neden olarak sadece gerekli personelin girmesine izin verdi. Aslında, Di Qiaggio olay yerine ulaşamadı, bu yüzden etiketi Harvard Tıp Okulu'nda bir sabit varlık finansal analisti olan ve kampüste OFA'yı işaretlemeye, varlıkları saymaya ve OFA'yı güncellemeye devam edebilen Sophia Xu'ya postaladı.

Di Qiaggio, sistem yayına girdiğinden beri okulun sadece salgın nedeniyle varlık envanteri yaptığını söyledi. Yani bu envanterin sonuçları, RFID sisteminin zamandan tasarruf sağlayabileceğini kanıtlıyor. RFID'nin avantajlarından biri, bu varlıkların Hücre Biyolojisi Departmanına, Nörobiyoloji Departmanına veya hatta Cambridge bölgesindeki başka bir Harvard okuluna ait olup olmadığına bakılmaksızın, RFID'nin Varlıkları karşılaştırmak zorunda kalmadan odadaki tüm varlıkları okuyabilmesidir. her departman veya laboratuvar için bilgi.

PricewaterhouseCoopers tarafından yürütülen denetimin RFID etiketlerini okumasına gerek yoktur, ancak RFID denetim için gerekli veri desteğini sağlar, böylece okul denetim için seçilen varlıkları bulabilir ve denetçi geldiğinde bunların hazır olmasını sağlar. Bugün, Microsoft Teams toplantılarında sanal denetimleri de içeriyor.

Di Qiaggio gelecekte, RFID teknolojisinin laboratuvar alanlarının yenilenmesi gibi diğer değişikliklere fayda sağlayabileceğini umuyor. RFID okuyucu, oda yenilenmeden önce eşyaları tarayabilir ve sonra eşyalar yenilenmiş odaya taşındığında eşyaların kaybolmasını önlemek için tekrar tarayabilir.

Başka bir fayda, okuyucuyu aramak için kullanma yeteneğidir. RFID etiketleri Kayıp varlıkları bulmak için Geiger sayacı modunda. Di Qiaggio, 2019'da yanlışlıkla görünmez bir soğutmalı santrifüjün etiketini okuduğunu hatırladı. "O sırada tarıyordum ama çıplak gözle göremiyordum. Okuyucuyu sinyal kaynağına yaklaştırdığımda bu varlığı buldum. ahşap bir çekmecede. RFID yoksa bu varlığın kaybolduğunu düşünebilirim. Çalınmış veya atılmış. RFID ile maddi olmayan varlıkları görebiliyorum."

Harvard Tıp Okulu'na (HMS) ek olarak, şu anda Harvard Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesi (FAS), Mühendislik ve Uygulamalı Bilimler Okulu (SEAS) ve Wyss Enstitüsü'nde (Wyss Enstitüsü) RFID sistemleri uygulanmakta veya kullanıma sunulmaktadır. Diqiaggio'ya göre, Wyss tüm eski varlıkların RFID etiketlemesini tamamladı, FAS ve SEAS ise şu anda yaklaşık 8.000 varlığı etiketliyor. Dört kolejde toplam yaklaşık 100 bina var ve her bina varlık içeriyor.