Çin'in arşiv yönetimi uzun süredir dağınık, düzensiz, karışık kalitede, büyük miktarda ve izole edilmiş arşivler gibi sorunlarla karşı karşıya bulunmakta olup bunlar toplumun merkezi, sistematik, yüksek kaliteli ve uzmanlaşmış arşivlere yönelik gereksinimlerini fazlasıyla karşılayamamaktadır. Arşiv sorumluları, artan toplumsal ihtiyaçları karşılamak için acilen modern bir arşiv yönetimi yöntemine ihtiyaç duyuyor. Arşiv yönetimi binlerce yıllık arşiv yönetimi geçmişinden bağımsız olmayan sistemlerden bağımsız sistemlere, basit yönetimden karmaşık yönetime, deneysel yönetimden bilimsel yönetime, manuel yönetimden bilgisayar yönetimine, kapalı sistemlerden açık sistemlere doğru gelişim göstermiştir. 2017 yılında RFID teknolojisi, Nesnelerin İnterneti, görsel tanıma ve büyük veri analizi gibi temel teknolojilerin sürekli gelişmesi nedeniyle Çin'deki insansız perakende pazarı yükselmeye başladı ve bu da Çin'in akıllı perakende konteyner endüstrisinin sürekli olarak geliştirilmesini sağladı. Aynı zamanda RFID teknolojisinin yönetimdeki avantajları konusunda da insanların bilinçlenmesini sağladı ve aralarında kitap arşivlerinin de en önemli alanlardan biri olduğu çeşitli sektörlere hızla yayıldı. Araştırmamıza göre 2022 yılında önde gelen akıllı cihaz şirketleri, RFID akıllı dosya dolaplarının sevkiyat hacminde %200'ün üzerinde bir büyüme gördü. Üstelik RFID akıllı dosya dolaplarının mevcut penetrasyon oranı sadece %4 olup, büyük bir gelişme potansiyeli bulunmaktadır.

2. Başvuru süreci

Arşiv dolabı girişi: Personel, arşiv çantasına veya kitaba RFID elektronik etiketleri takacak ve arşiv veya kitabın temel bilgilerini ve iade kayıtlarını RFID elektronik etiketinde saklayacaktır.

Arşiv Ödünç Verme: Alıcı, kartını veya yüzünü kaydırarak kendisini tanıtabilir ve sisteme girdikten sonra dolap kapısını açarak dosya veya kitaplarını ödünç verebilir. Tamamlandıktan sonra sistem, aldıkları dosya veya kitapların adlarını otomatik olarak kontrol edecek ve doğrulayacaktır. Aynı anda birden fazla kitabın ödünç alınmasını destekler ve yüz tanıma, QR kod tarama, kimlik kartı, okuyucu kartı vb. ile donatılabilir.

Arşiv iadesi: İade aracı personeli kartları okutarak, yüz tanıma vb. yöntemlerle kendilerini tanıtabilir. Sisteme girdikten sonra arşiv veya kitabı iade etmek için dolap kapısını açabilirler. Tamamlandıktan sonra sistem, iade edilen arşivi veya kitabı otomatik olarak kontrol edecek ve doğrulayacaktır.

Arşiv envanteri: RFID yalnızca arşivlerin veya kitapların giriş ve çıkışlarını otomatik olarak kaydedebilir ve gerçek zamanlı olarak çeşitli yönetim raporları oluşturabilir.

3. Uygulama avantajları

Geleneksel dosya dolaplarıyla karşılaştırıldığında RFID akıllı dolaplar aşağıdaki avantajlara sahiptir:

l Otomatik yönetim: RFID akıllı arşiv dolapları, RFID teknolojisi aracılığıyla arşivlerin otomatik olarak tanımlanmasını, sınıflandırılmasını, saklanmasını ve yönetilmesini sağlayabilir, manuel müdahaleyi azaltır ve arşiv yönetiminin verimliliğini ve doğruluğunu artırır.

l Gerçek zamanlı izleme: RFID akıllı arşiv dolapları, arşivlerin durumunu ve konumunu gerçek zamanlı olarak izleyebilir, bu da yönetim personelinin arşivlerin durumunu herhangi bir zamanda anlamasını ve bunları zamanında işleyip tahsis etmesini kolaylaştırır.

l Yüksek güvenlik: RFID akıllı arşiv dolabı, arşivlerin yasa dışı edinilmesini veya tahrif edilmesini etkili bir şekilde önleyebilen parmak izi tanıma, şifre koruması vb. gibi gelişmiş güvenlik önlemlerini benimser.

l Güçlü izlenebilirlik: RFID akıllı dosya dolapları, her dosyanın depolama konumu ve ödünç alma geçmişi gibi bilgileri kaydedebilir, bu da yönetim personelinin dosyayı izlemesini ve yönetmesini kolaylaştırır